Ký kết hợp đồng thông qua phương thức điện tử là một tiện ích rất hữu hiệu trong thời đại ngày nay với sự trợ lực từ công nghệ. Các bên ký không cần gặp nhau trao đổi hay chuyển phát mới có thể ký hợp đồng, mà chỉ cần đơn giản là ký số vào file tài liệu văn bản (Word, Excel, PDF…) đã nhận thông báo qua mail là hoàn thành quá trình giao kết.  Tuy nhiên, hình thức này vẫn còn tồn tại nhiều băn khoăn từ người sử dụng về cách xác định tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Đầu tiên, ta cần nắm rõ định nghĩa thế nào là một hợp đồng điện tử.

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hợp đồng điện tử theo quy định pháp luật, cụ thể theo quy định tại Luật giao dịch điện tử năm 2005, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của luật này. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

– Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử (phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự) trong giao kết và thực hiện hợp đồng.
– Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng.
– Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
– Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.
– Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

Theo đó, các điều kiện khi xem xét tính hợp pháp của một hợp đồng điện tử như sau:

1. Hợp đồng đầy đủ chữ ký số của các Bên trong hợp đồng

Cũng như cách xem xét hợp đồng giấy, điều đầu tiên cần lưu ý là hợp đồng điện tử cần phải đầy đủ chữ ký số của các bên trong hợp đồng.
Trường hợp hợp đồng điện tử ký giữa tổ chức với tổ chức: cần phải có đầy đủ chữ ký số của các bên trong hợp đồng.
Trường hợp Hợp đồng điện tử ký giữa tổ chức với cá nhân: cần phải có ít nhất 01 chữ ký số của tổ chức và chữ ký số/chữ ký ảnh của cá nhân (tùy theo thỏa thuận của các bên tham gia).

2. Hợp đồng toàn vẹn, không bị chỉnh sửa kể từ thời điểm ký số

Điều kiện thứ hai cần kiểm tra ngay là tính toàn vẹn về nội dung hợp đồng, đảm bảo hợp đồng Hợp đồng toàn vẹn, không bị chỉnh sửa kể từ thời điểm các bên hoàn tất ký số.
Trên nền tảng ký số hợp đồng điện tử, mọi thay đổi của bất kỳ chi tiết nào, từ bên tham gia ký hợp đồng nào tác động đều được ghi nhận lại. Và sau khi ký số, file tài liệu ký sẽ là nội dung cuối cùng và không thể thay đổi. Hợp đồng được thiết kế bảo mật tối ưu từ trong ra ngoài. Hệ thống cài đặt các phương thức và kịch bản phòng chống tấn công mạng được cập nhật liên tục và áp dụng các tiêu chuẩn mã hóa cao. Hệ thống áp dụng các biện pháp chống tấn công và mất mát dữ liệu, đồng thời lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn an ninh thông tin chuẩn quốc tế.

3. Đại diện ký số là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện được ủy quyền hợp pháp;

Chủ thể ký số là yếu tố chắc chắn cần xem xét trong xác thực hợp đồng điện tử được ký đúng pháp nhân. Tất cả các bên trong hợp đồng phải cùng ký điện tử trên hợp đồng đó.
Một điểm cần lưu ý là trong ký số thì có hai chữ ký số. Chữ ký số của người ký hợp đồng tương ứng với chữ ký người đại diện pháp luật trong hợp đồng giấy; và chữ ký số của doanh nghiệp/tổ chức thay thế con dấu trong hợp đồng giấy. Tùy theo thỏa thuận của các bên ký, có thể dùng chữ ký số doanh nghiệp, nhưng tốt nhất cần có đủ hai chữ ký số này trong hợp đồng của các bên ký.

4. Chứng thư số được cấp bởi tổ chức được cấp phép và chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký số.

Khung pháp lý điều chỉnh chữ ký điện tử gồm: Bộ luật Dân sự năm 2015 (BLDS 2015); Luật Giao dịch điện tử năm 2005 (Luật GDĐT 2005) và các nghị định hướng dẫn bao gồm: Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật GDĐT 2005 về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số (Nghị định 130) và Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử (Nghị định 52). BLDS 2015 điều chỉnh tất cả các loại giao dịch và hợp đồng, bao gồm cả các giao dịch và hợp đồng được ký kết bằng chữ ký sống và các giao dịch và hợp đồng được ký kết thông qua phương tiện điện tử. Luật GDĐT 2005, Nghị định 130 và Nghị định 52 điều chỉnh cụ thể vấn đề chữ ký điện tử và các giao dịch điện tử.
Chứng thư số ký trên tài liệu/hợp đồng phải được cấp bởi tổ chức được cấp phép và chứng thư số còn hiệu lực tại thời điểm ký số. Để kiểm tra tính xác thực chữ ký số, bạn chỉ cần thực hiện theo 1 trong 2 cách đơn giản:

• Kiểm tra bằng “Signature Panel”:  Mở file mềm hợp đồng điện tử bằng ứng dụng PDF reader (như Adobe reader, Foxit reader…). Đầu tiên, bạn click vào “Signature Panel” bên phải màn hình, menu Digital Panel hiển thị những chữ ký số trên hợp đồng. Tiếp theo, bạn double click vào chữ ký số cần kiểm tra. Ở bước này, bạn chỉ cần click vào “Signature Detail” để kiểm tra certificate chứng thư số, trạng thái chữ ký số trên hợp đồng: Hợp đồng toàn vẹn, thông tin chữ ký số, ngày giờ ký số

• Kiểm tra bằng cách click trực tiếp vào chữ ký số:  Sau khi mở file mềm hợp đồng điện tử bằng ứng dụng PDF reader, bạn click trực tiếp vào chữ ký số cần kiểm tra => hiện menu “Signature Validation Status” => Click “Signature properties” hiển thị trạng thái chữ ký số trên hợp đồng: Hợp đồng toàn vẹn, thông tin chữ ký số, ngày giờ ký số. Click “Signature Properties” => click “Show Certificate”=> Certificate Details hiển thị tên chứng thư số, tổ chức cung cấp chứng thư số, hiệu lực chứng thư số.