Tài liệu ký điện tử đủ giá trị pháp lý từ phê duyệt nội bộ đến kí kết với đối tác. Luật Việt Nam trong 10 năm qua đã công nhận và cho phép sự phát triển của ký kết điện tử, được ứng dụng trong nhiều ngành nghề thương mại và dân sự.

Về khái niệm, Hợp đồng điện tử là bất kỳ loại hợp đồng nào được hình thành trong các giao dịch thương mại điện tử bởi sự tương tác của hai hay nhiều cá nhân sử dụng. Ví dụ như email, là sự tương tác giữa một chủ thể với một tác nhân điện tử như máy tính; hoặc sự tương tác của ít nhất hai tác nhân điện tử được lập trình để ghi nhận sự tồn tại của hợp đồng. Hợp đồng Điện tử là hợp đồng được mô hình hóa, được quy định, thực hiện và triển khai bởi một hệ thống phần mềm

1. Các giai đoạn hình thành Hợp đồng điện tử

Hợp đồng Điện tử có thể được nhìn nhận qua sự biến đổi trong vòng đời trên thị trường thương mại điện tử. Hơn nữa, có quan điểm cho rằng, tài liệu có thể được quan sát ở phần đầu và phần cuối mỗi giai đoạn.
Về mặt khái niệm, vòng đời của hợp đồng điện tử có thể được chia thành ba giai đoạn: Soạn thảo, hình thành và thực hiện hợp đồng.

Giai đoạn dự thảo hợp đồng:

Người soạn thảo có thể dựa vào mẫu hợp đồng sẵn có để soạn một hợp đồng mới. Trong giai đoạn này, vai trò các bên tham gia, mối quan hệ và các tình huống pháp luật cũng sẽ được làm rõ. Hơn nữa, nếu người soạn thảo cũng đóng vai trò là người điều chỉnh, các quy tắc và ràng buộc pháp lý cần được tuân thủ có thể được thêm vào trong giai đoạn thực hiện hợp đồng. Mẫu hợp đồng có thể bao gồm một vài biến tự do sẽ được thống nhất trong giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn hình thành hợp đồng:

Các bên tham gia sẽ thỏa thuận chi tiết về trách nhiệm pháp lý của mình. Các yếu tố có thể thương lượng của hợp đồng thời hạn, thứ tự ưu tiên cũng được ấn định, và các tương tác kinh doanh vững chắc sẽ phụ thuộc vào những điều khoản bên trong hợp đồng. Mối quan hệ giữa các bên tham gia cũng được thiết lập và được ghi lại trong các bảng kê khai hợp đồng bằng cách sử dụng các chính sách về quyền và nghĩa vụ của các bên.

Giai đoạn thực hiện hợp đồng:

Các bên liên quan kiểm tra và chỉnh sửa dự thảo. Thông thường, giai đoạn này bao gồm việc cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa, lập hóa đơn, tính hóa đơn, xuất trình và thanh toán. Quá trình tương tác giữa các bên có thể được giám sát để đảm bảo sự phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.

2. Tính pháp lý của Hợp đồng điện tử

Dựa theo điều 33, 34 của Luật Giao dịch Điện tử 2005, Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tính pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Trong giao dịch điện tử, ngoài các chủ thể tham gia vào giao kết thông thường là người mua và người bán còn xuất hiện các chủ thể thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử. Đó là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Chủ thể thứ ba này không tham gia trực tiếp vào quá trình đàm phán, giao kết hợp đồng mà tham gia với tư cách hỗ trợ cho việc thực hiện hợp đồng và đảm bảo tính hiệu quả cũng như giá trị pháp lý của hợp đồng như đảm bảo việc chuyển đi, lưu giữ các thông tin giữa các bên tham gia giao dịch thương mại điện tử, xác nhận độ tin cậy của các thông tin trong giao dịch thương mại điện tử.
Đối với hợp đồng điện tử, nội dung tương tự như hình thức hợp đồng truyền thống: đối tượng, chủ thể; Chất lượng số lượng; Giá cả, Phương thức thanh toán; Thời hạn, địa điểm và hình thức thực hiện hợp đồng; Quyền và nghĩa vụ của các bên; Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; Phương thức giải quyết tranh chấp… Ngoài ra, hợp đồng điện tử có những điểm khác biệt so với hợp đồng thông thường như: Địa chỉ pháp lý, ngoài địa chỉ pháp lý thông thường, hợp đồng điện tử còn cần đảm bảo đầy đủ về email, thông tin website, ngày giờ gửi fax. Các quy tắc truy cập và sửa chữa thông tin điện tử. Quy định về chữ ký điện tử hoặc các thủ tục khác như mật khẩu, mã số, … để có được thông tin có giá trị về các bên tham gia hợp đồng. Phương thức thanh toán điện tử: thanh toán bằng thẻ tín dụng, tiền điện tử, ví điện tử, …

Các văn bản pháp luật liên quan đến ký kết hợp đồng, tài liệu điện tử:

• Luật mẫu thương mại điện tử UNCITRAL của Ủy ban Liên Hiệp Quốc về Luật thương mại điện tử.​
• Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29/11/2005 hiệu lực từ 01/03/2006.​
• Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.​
• Thông tư 22/2020/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và truyền thông về yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số​
• Nghị định số 166/2016/NĐ-CP quy định về giao dịch điện tử trong BHXH, BHYT, BHTN
• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ghi nhận hình thức hợp đồng lao động điện tử.